La logistique de la salle de crise

Lorsque la crise se déclenche, il n’est plus temps de penser à vos besoins logistiques dans la salle. Aussi les quelques éléments suivants vont-ils vous aider à faire le point.

• La logistique lourde
• Les quelques fournitures nécessaires
• Les documents de travail
• Le confort non superflu

• La logistique lourde
  
  Naturellement la salle sera équipée de PC en réseau avec accès internet haut débit. Cet accès internet haut débit permettra, entre autres avantages, d’écouter les radios en temps réel... et différentes radios en même temps !
  Les dossiers de travail seront partagés afin de permettre le suivi par chacun des différentes versions des documents émis.
  Les téléphones seront chaînés et surtout le système en place évitera les sonneries occupées ! Un numéro vert en veille sera alors "réveillé" et redirigé vers la salle de crise.
  La salle sera équipée d’un fax en "émission seule" et d’un autre en "réception seule". Celui qui servira à l’émission des documents aura son numéro masqué : il évite d’avoir à attendre l’arrivée des 150 coupures de presse avant l’envoi au Ministre de la proposition de communication !
  
• Les quelques fournitures nécessaires
  
  Feutres, marqueurs, post it et autres ramettes de papier en stock... dites-vous que la crise se déclenche normalement le vendredi soir quand le responsable des fournitures est parti en week-end !
  Les cassettes audio et VHS vierges en nombre suffisant : pas la peine de chercher laquelle peut être effacée au dernier moment !
  
• Les documents de travail
  
  Naturellement en cas de crise déjà survenue sur le sujet, vous rapporterez la bible passée, qui servira de référence. Vous aurez ainsi les noms des porte-parole externes à votre structure qui se sont déjà exprimés, les journalistes qui auront traité le sujet et comment !
  Le journal de bord : vous ouvrirez immédiatement le nouveau journal de bord de la crise. Nommez une personne en charge de l’alimentation de ce journal.
  Presse : pensez à apporter en salle de crise tous les journaux, quotidiens ou magazines susceptibles de traiter votre information. Y compris ceux que vous craignez le plus...
  
• Le confort... non superflu !
  
  N’oubliez pas que la crise génère un stress et lui-même sans doute quelques signes et symptômes de tension. Le confort apporté par des cafés à disposition, des bonbonnes d’eau, un service de restauration rapide certes, mais de qualité, sera également apprécié.
  Identifiez une personne en charge de cette mission : apparement ce n’est peut être pas valorisant ! Mais imaginez l’effet induit par quelqu’un d’attentionné apportant à un groupe sous pression quelques éléments de restauration...

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