Tenir le journal de bord
Tenir un journal de bord de crise peut sembler une procédure superflue dans l’urgence de l’événement... certes !
Néanmoins, c’est ce document complet et analytique qui permettra, au sortir de la phase chronique de la crise, d’en évaluer les dysfonctionnements éventuels, de mettre en place les mesures correctives, et surtout aussi de valoriser les bonnes initiatives de l’équipe. Ce document est absolument fondamental.
Le journal de bord est :
- Tenu en un exemplaire : si vous en rédigez 2... ils ne seront pas identiques et chacun des rédacteurs s’appuira sur les prises de notes de l’autre, au risque alors d’oublier de consigner des faits importants.
- Par une personne et une seule... : la mission est confiée. Si plusieurs personnes rédigent, le risque est le même que ci-dessus.
- Au fil de la crise : ne perdez pas de temps. Démarrez le journal de bord immédiatement : ne travaillez pas sur les souvenirs que vous avez des événements passés, même depuis quelques heures, c’est le meilleur moyen d’oublier de consigner des éléments apparement annexes mais qui peuvent prendre de l’importance au fil du temps.
- Analysé : le livre de bord sert ensuite à analyser les événements, les phénomènes amplificateurs de la crise, les positions d’alliés éventuelles ou au contraire les interlocuteurs (presse mais pas seulement) qui ont envenimé la situation, que ce soit par maladresse ou de manière intentionnelle.
- Archivé : le livre de bord est stocké dans un endroit connu des membres de la cellule de crise et accessible à tout moment en cas de crise similaire ultérieure ou de rebondissements endogènes, supposant la remobilisation de la cellule.
Voici un exemple de sommaire analytique de journal de bord.
- 1. Bible, Procédures et documents
Sont recensés dans cette première partie : 
Les procédures internes, et autres fiches réflexes La composition cellule de crise et prérogatives de chacun La liste des porte-parole et champs d’expertises : techniques ou par destinataires, Les listes des téléphones utiles : élus, institutionnels, alliés, riverains... Le fichier Presse Les plans d’accès aux batiments La main courante de la crise : recensement chronolique de tous les événements même les plus insignifiants...
- 2. Communication externe
Sont listés ici tous les éléments destinés à l’externe : Les questions - réponses, Les communiqués de presse : non validés versions successives, puis validés et non diffusés, puis validés et diffusés... Les positions d’entreprises, Tous textes et articles emis sur Internet, Blog... Tout document ayant pour vocation de sortir de l’entreprise : courriers, fax... quels que soient les destinataires.
- 3. Communication interne
Tous les documents destinés aux salariés : quels que soient les sites de l’entreprise, Les questions - réponses avec les versions successives, Les documents publiés sur intranet, les supports aux points de situation oraux, Les affichettes éventuelles posées aux machines à café et autres points d’accueil, entrées, cafétéria...
- 4. Documents de travail
Tous les documents de fond permettant de rédiger ceux listés ci dessus. Les éléments constitutifs des argumentaires par exemple, Les données scientifiques et techniques, Les passifs des autres crises...
- 5. Les retombées
Sont recensés dans cette partie tous les éléments émis par d’autres institutions : les alliés, les concurrents, les officiels, la presse, les syndicats.
Il s’agit de tout récupérer et par la suite de faire un état des lieux des écarts entre les messages émis par ceux qui gèrent la crise et les messages retransmis par ceux ui en ont été les destinataires. Certains écarts seront des erreurs, d’autres plus orientés, plus volontaires. Il est alors important de valider la réalité des alliés, ou pas !
Un tel journal de bord peut sembler lourd mais devient une mine d’or lors de la survenue de crise similaires et successives. Il permet un gain de temps conséquent à terme, et surtout une amélioration des procédures.
- Muriel Jouas-Duval, octobre 06